Drei einfache Schritte, damit dir Kommunikation besser gelingt

Warum ich es für elementar halte, dass sich Unternehmen zuerst um ihre Kommunikationskultur kümmern sollten, bevor sie sich ernsthaft mit der Frage beschäftigen, mit welchen Tools, nach welcher Strategie und in welcher Struktur sie ihre interne Kommunikation verbessern können, habe ich hier beschrieben. Was aber kannst du ab jetzt sofort und jeden Tag tun, damit du besser mit deinen KollegInnen oder MitarbeiterInnen kommunizierst? Diese drei einfachen Schritte können dir helfen.

1. Keine E-Mails innerhalb des Hauses. Von der reinen Menge unnötiger E-Mails und der verschwendeten Zeit, die es braucht, um sie zu lesen und vielleicht sogar zu beantworten, mal ganz abgesehen: Geschrieben wirkt vieles anders als gesprochen.

   Wenn du mit einer Kollegin sprichst, schaffst du eine ganz andere Verbindung zu ihr. Sie hört deine Stimme und erlebt mit, wie du nach den passenden Worten suchst. Du erfährst mit einem Blick in ihr Gesicht, ob es gerade günstig ist, mit dieser Frage oder Idee zu kommen. Du kannst Rückfragen stellen, bevor du deinen Gedanken weiter ausführst. Du kannst erleben, wie sie auf einen Vorschlag reagiert und wiederum selbst dementsprechend handeln. Und sie im Übrigen auch: Sie spürt, in welcher Stimmung du gerade bist, sie kann nachfragen, direkt reagieren auf das, was du sagst. Sie hört, in welchem Tonfall du sprichst, und sieht, von welcher Mimik das Gesagte begleitet wird. Ihr sprecht miteinander, nicht nebeneinander, ihr führt ein Gespräch, einen Dialog, jetzt im Moment und für den Moment.

   Und dabei kommt ihr vielleicht sogar noch auf dieses andere Thema zu sprechen, das ihr neulich schon erwähnen wolltet. Oder es kommt dir diese eine tolle Idee, jetzt, wo ihr gerade so sprecht. Ihr habt eine Verbindung geschaffen, wie sie durch eine (oder viele) E-Mails niemals entstanden wäre.

   Wetten, ihr begegnet euch ganz anders, wenn ihr euch das nächste Mal in einer Besprechung gegenüber sitzt?  

2. Einfaches Nein und Veto-Nein:  A propos Besprechungen. Kennst du das? Ein Thema wird besprochen, manche sind für Lösung A, andere für Lösung B, wieder andere dagegen und manche scheinen keine Meinung zu haben. Schließlich zeichnet sich eine Mehrheitsmeinung ab und eine Entscheidung soll getroffen werden. Deine Frage, ob alle einverstanden sind oder ob jemand was dagegen hat, wird von manchen mit Murmeln oder Nicken bejaht, andere schweigen oder sind gerade schwer mit ihren Notizen beschäftigt. Die Sache ist entschieden, so wird es gemacht.

   Später, nach der Besprechung, werden Einwände laut („Ich mein ja nur.“), die Entscheidung wird geschwächt und letztlich macht dann doch irgendwie jeder, was er oder sie will.

   Wenn du das nicht mehr möchtest, solltest du den stummen Einwänden mehr Raum geben, damit sie zur Sprache kommen. Um dem Gespräch Struktur zu geben, empfehle ich dir zwei verschiedene Arten von Nein einzuführen.

   Da gibt es zum Einen das einfache Nein im Sinne von „Ich bin nicht überzeugt von dieser Entscheidung, nenne Gründe für meine Position und hoffe, damit zu einer besseren Entscheidung beizutragen. Wenn die Entscheidung anders ausfällt, als ich es erhoffe, dann trage ich sie trotzdem mit.“ Hier liegt es am Vertreter der abweichenden Position, seine Gründe so überzeugend vorzutragen, dass die Mehrheit sich anschließt. Gelingt das nicht, wird die Entscheidung nicht nur hingenommen, sondern aktiv mitgetragen und unterstützt. Die Einwände werden auch später nicht immer wieder geäußert.

   Ist der innere Widerstand gegen die Mehrheitsposition einfach zu groß, dann bleibt das andere Nein, das sogenannte Veto-Nein. Es drückt aus, dass die Positionen absolut nicht vereinbar sind und die Entscheidung unter keinen Umständen unterstützt werden kann. Praktisch heißt das: Es wird keine Entscheidung getroffen, sondern weiter diskutiert bis eine Lösung gefunden wird, gegen die kein Veto-Nein mehr kommt. Das mag mühsam und zäh klingen, aber es lohnt sich, denn es führt zu starken und verbindlichen Entscheidungen.

3. Vermeide das Wort „ist“. Sprache ist nicht nur ein Medium, um unsere Gedanken auszudrücken. Sie drückt aus, in welcher Beziehung wir zu anderen Menschen stehen und gestaltet diese Beziehungen. Wenn du einen Satz sagt wie „Die Idee ist schlecht.“ fasst das Gehirn deines Zuhörers das Wort „ist“ wie ein mathematisches Gleichheitszeichen auf. So, als wäre es eine objektive Wahrheit. Aber drückt dein Satz „Die Idee ist schlecht.“ wirklich eine Tatsache aus oder deine Meinung? Deine Sprache wird genauer, wenn du auf das Wort „ist“ verzichtest. Du könntest stattdessen sagen: „Ich halte die Idee für nicht umsetzbar.“ Und dann kannst du Gründe nennen, wieso du das meinst. Oder du könntest sagen „Ich glaube, dass die Umsetzung dieser Idee Folgen hat, die unseren Zielen schaden.“ Mit diesen Äußerungen löst du mit hoher Wahrscheinlichkeit weniger Ablehnung und Widerstand aus, so daß ihr konstruktiv im Gespräch bleibt.